El Proceso Ejecutivo Electrónico; la ejecución de la factura electrónica y su circulación como instrumento cambiario

El presente artículo pretende ser un aporte al estudio del fenómeno de la contratación electrónica en Colombia.

Por: Diego Andrés Miranda Guzmán.

Primera Parte

Introducción

El presente artículo divido en dos entregas, pretende ser un aporte al estudio del fenómeno de la contratación electrónica en Colombia. La primera parte del artículo servirá como introducción a los fundamentos técnicos que exige el ordenamiento jurídico colombiano para que la factura electrónica de venta preste mérito ejecutivo; principios de derecho que resultan pertinentes para el análisis y estudio del proceso ejecutivo de obligaciones claras, expresas, y exigibles, contenidas en mensajes de datos; es decir, un Proceso Ejecutivo Electrónico. Sobre la factura electrónica de venta estudiaremos, el formato de generación electrónica, el contenido de la factura electrónica, la representación gráfica de la factura electrónica, el documento de validación de la DIAN, y el contenedor electrónico; aspectos técnico-formales que determinan la creación de la factura electrónica de venta como título valor.   

La factura de venta es un título valor que el vendedor libra o emite al comprador, y corresponde a bienes entregados real y materialmente o bien, servicios efectivamente prestados en virtud de un contrato. La factura electrónica, entonces, corresponde a un documento electrónico o mensaje de datos, que para efectos de ser reconocido como título valor se requiere de la acreditación de condiciones, unas formales relativas a la expedición y otras sustanciales, relacionadas con su función como instrumento cambiario.  

El Decreto 1154 (2020) en su artículo 2.2.2.53.2 define la factura electrónica de la siguiente manera:

Factura electrónica de venta como título valor: Es un título valor en mensaje de datos, expedido por el emisor o facturador electrónico, que evidencia una transacción de compraventa de un bien o prestación de un servicio, entregada y aceptada, tácita o expresamente, por el adquirente/deudor/aceptante, y que cumple con los requisitos establecidos en el Código de Comercio y en el Estatuto Tributario, y las normas que los reglamenten, modifiquen, adicionen o sustituyan.

El mensaje de datos como una forma de manifestación de la voluntad es reconocido por el artículo 15 de la Ley 527 de 1999, al indicar que la manifestación de la voluntad declarada entre iniciador y destinatario de un mensaje de datos tendrá toda la fuerza y validez jurídica. Así las cosas, el mensaje de datos como medio válido para manifestar la voluntad de las partes, tendiente a crear obligaciones; es un instrumento válido para la configuración de los acuerdos que prestan mérito ejecutivo; y que, más allá de la novedad, ofrece beneficios importantes, especialmente en materia probatoria.

Principios de Equivalencia del Mensaje de Datos

Los principios de equivalencia funcional o, como los incorpora la Ley 527 de 1999, requisitos jurídicos de los mensajes de datos, permiten explorar nuevos campos y aumentar el alcance de las relaciones contractuales. A continuación, se enuncian los principios de equivalencia que ofrece el ordenamiento jurídico colombiano, iniciando por la equivalencia al Escrito (Art. 6) la cual aplica cuando una norma requiera que la información conste por escrito, este requisito quedará satisfecho con un mensaje de datos siempre que sea posible su consulta posterior.

Cuando se requiera de la Firma (Art. 7) en los mensajes de datos, esta se tendrá por satisfecha si en la creación del mensaje de datos;

a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el contenido cuenta con su aprobación;

b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o comunicado.

En los casos en que una norma del ordenamiento jurídico colombiano exija que el contenido de un mensaje de datos sea presentado o conservado en Original (Art. 8), se debe contar con una garantía confiable de que el mensaje de datos se ha conservado íntegramente desde su creación definitiva; y que, de requerirse la presentación posterior del mensaje de datos, esta se haga ante quien solicita o requiere. El requisito de garantía confiable es una referencia clara a la Doctrina del Tercero de Confianza, la cual se mencionó en el artículo anterior sobre el contrato de trabajo remoto, El Contrato de Trabajo en la Era Digital.

Con relación a la integridad (Art. 9) del mensaje de datos, esta se refleja en la completitud y la falta de alteraciones del mensaje de datos, se exceptúan los endosos o cualquier cambio relacionado con el proceso de comunicación, archivo o presentación. El grado de confiabilidad dependerá de los fines y de la relevancia jurídica del mensaje de datos. La Admisibilidad y Fuerza Probatoria (Art. 10) de los mensajes de datos se regirá por el régimen probatorio correspondiente a los documentos, vigente en el Código General del Proceso, Sección Tercera, Título Único, Capítulo IX. (Art. 243 – 274)

Cuando en una norma del ordenamiento jurídico colombiano se requiera la Conservación de los mensajes de datos y documentos (Art. 12) se tendrá por satisfecho este requisito cuando se cumplen las siguientes condiciones:

1. Que la información que contengan sea accesible para su posterior consulta.

2. Que el mensaje de datos o el documento sea conservado en el formato en que se haya generado, enviado o recibido o en algún formato que permita demostrar que reproduce con exactitud la información generada, enviada o recibida, y

3. Que se conserve, de haber alguna, toda información que permita determinar el origen, el destino del mensaje, la fecha y la hora en que fue enviado o recibido el mensaje o producido el documento.

Requisitos Formales de la Factura Electrónica

Para analizar los requisitos formales de la expedición de la factura electrónica, es necesario realizar unas apreciaciones iniciales, tal como lo desarrolla la sentencia de la Corte Suprema de Justicia del veintisiete (27) de octubre de dos mil veintitrés (2023), STC11618-2023. Lo primera consideración importante consiste en diferenciar dentro del grupo de facturadores electrónicos, aquellos obligados a expedir factura electrónica de los que de manera voluntaria deciden expedir factura electrónica. 

El formato en el cual se crean la factura electrónica de venta (mensajes de datos) se denomina formato de generación electrónica, Extensible Markup Language – XML, el cual permite el intercambio de información de manera eficiente y eficaz. Este formato o tipo de archivo, se encuentra transcrito en un lenguaje lógico propio de las de la informática que permite su transmisión segura, bajo parámetros de confiabilidad. Por lo anterior, el archivo (XML) correspondiente a la factura electrónica de venta no se permite su lectura natural como con las facturas físicas o de talonario. 

El contenido de la factura electrónica está determinado por lo establecido en el artículo 617 del Estatuto Tributario y el artículo 11 de la Resolución 42 de 5 de mayo de 2020, los cuales exigen que se indique en la factura electrónica; la descripción de los bienes o servicios prestados; el valor; la forma de pago y de ser este a crédito, se debe indicar el plazo; la denominación expresa de factura electrónica de venta; la firma digital; y, el Código Único de Facturación Electrónica -CUFE; que permite identificar el título valor y los instrumentos que se deriven de él, así como la información de consulta y acceso a la representación gráfica de la factura electrónica.    

La representación gráfica de la factura electrónica de venta es un documento o imagen adicional en formato PDF, .DOCX, o cualquier otro formato digital que refleja en de manera comprensible la información o datos de la factura de venta. La representación gráfica a diferencia de la factura electrónica en formato XML, admite su lectura con lenguaje natural, permitiendo verificar todos los elementos técnicos del título valor; así mismo, este instrumento sirve como prueba del cumplimiento del proceso validación informática del título por parte de la DIAN, con el cual se certifica que el facturador ha cumplido con todos los requisitos jurídicos y técnicos para la expedición del título.

La validación de la factura electrónica corresponde a un proceso informático para el cual el emisor envía a la DIAN el formato de transmisión electrónica XML. De ser exitoso el proceso de validación, el sistema remite al emisor de la factura un mensaje de datos confirmando la validación con el valor Documento validado por la DIAN. El documento de validación del título debe integrarse a la factura y ambos documentos se deben entregar al adquirente.

El lector cuidadoso ya debe haber advertido que el tema que estamos estudiando es complejo por sus diferentes tecnicismos más allá de lo jurídico; pero no se desanime y permítame que subamos un poco el nivel de complejidad; dado que la DIAN, por la cantidad masiva de datos que maneja y/o tal vez otras circunstancias, presenta con alguna frecuencia fallas en la prestación de los servicios web, por esta razón, cuando se presentan dichas circunstancias imputables a la entidad, el emisor cuenta con 48 horas desde que se superaron las fallas para la transmisión de la factura. 

Tenemos entonces, un evento dónde el facturador electrónico no puede validar la factura debido a fallas de las páginas de la DIAN, en este caso el facturador entregará al adquirente una factura física, pero como se mencionó antes, cuenta con 48 horas desde el restablecimiento de los servicios para hacer el envío del formato de transmisión electrónica XML. El envío de la factura en el formato correspondiente debe hacerse a través de un software previamente habilitado por la DIAN. Para el efecto la DIAN ofrece uno de manera gratuita, sin embargo, también se pueden adquirir este tipo de software con terceros o proveedores tecnológicos o desarrollarlo el mismo facturador para su caso particular.

El Estatuto Tributario, en su artículo 616-1, sobre el sistema de facturación, prevé otro evento de emisión de factura física. En el párrafo cuarto de dicho artículo se lee que la factura electrónica se deberá considerar como el medio principal de emisión de la factura de venta, y, la factura física como una alternativa a la factura electrónica cuando por eventos técnicos no se pueda emitir;

La factura de venta de talonario o de papel y la factura electrónica de venta se consideran para todos los efectos como una factura de venta. La factura de talonario o de papel, solo tendrá validez en los casos en que el sujeto obligado a facturar presente inconvenientes tecnológicos que le imposibiliten facturar electrónicamente. (Artículo 616-1, Estatuto Tributario).

Consagra entonces el ordenamiento jurídico la regla general de la expedición de la factura electrónica de venta, y en dos eventos particulares relacionados con la disponibilidad de las herramientas técnicas, se permite la emisión de factura física o sin la validación de la DIAN.

La factura electrónica luego de su validación ante la DIAN debe ser remitida al adquirente para su aceptación junto con el documento electrónico de validación o la representación gráfica de la factura de venta. Si el emisor es un facturador electrónico, la remisión del título deberá hacerse mediante el envío electrónico a la dirección del adquirente, previamente habilitado por la DIAN. 

El sistema de envío electrónico puede ser convenido entre el emisor y el adquirente y realizado por cualquier medio de transmisión electrónica siempre que el formato electrónico de generación y el documento de validación sean incluidos en el contenedor electrónico de la factura. De acuerdo con el numeral 14 del artículo 1° de la Resolución 42 de 5 de mayo de 2020, el contenedor electrónico es un instrumento lógico de obligatoria utilización para efectos de registrar la información de la factura, así como las anotaciones y los instrumentos relacionados con su validación electrónica.

Para los eventos en los cuales el adquirente no sea un facturador electrónico, este podrá decidir el canal por el cual desea recibir la factura de venta. Cuando el canal elegido por el adquirente no facturador electrónico sea una dirección física, la remisión de la factura de venta se realizará mediante la impresión de la representación gráfica de la factura electrónica. Cuando la remisión electrónica sea la elegida se enviará de manera electrónica el formato de generación electrónica junto con el documento de validación o la representación gráfica de la factura.

En esta primera parte nos hemos introducido en el estudio de los aspectos técnicos de la factura electrónica de venta que, de acuerdo con los principios de la Ley de Comercio Electrónico (Ley 527 de 1999), el Estatuto Tributario y las normas sectoriales de la Autoridad de Impuestos de Colombia; la factura electrónica se debe emitir mediante un software suministrado por la Autoridad o adquirido o diseñado por el facturador para su caso particular. El formato de generación electrónica (XML) se envía a la Autoridad para su validación y con el documento de validación electrónica, se remiten al adquirente; el formato de generación electrónica y el documento de validación electrónica o alternativamente, la representación gráfica de la factura. En los eventos en los cuales no se puede generar la factura o no se puede validar, se permite la factura física o de talonario.

Referencias.

Código General del Proceso. [C.G.P] Ley 1564 de 2012. Por medio de la cual se expide el Código General del Proceso y se dictan otras disposiciones. 12 de julio de 2012. Diario Oficial No. 48.489.

Corte Suprema de Justicia, Sala de Casación Civil, Agraria y Rural. STC11618-2023. Radicación No. 05000-22-03-000-2023-00087-01. M.P. Octavio Augusto Tejeiro Duque; 27 de octubre de 2023.

Decreto 1154 de 2020. Por el cual se modifica el Capítulo 53 del Título 2 de la Parte 2 del Libro 2 del Decreto 1074 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo, referente a la circulación de la factura electrónica de venta como título valor y se dictan otras disposiciones. 20 de agosto de 2020. Diario Oficial No. 51412.

DIAN. Resolución 0042 de 2020. Por la cual se desarrollan los sistemas de facturación, los proveedores tecnológicos, el registro de la factura electrónica de venta como título valor, se expide el anexo técnico de factura electrónica de venta y se dictan otras disposiciones en materia de sistemas de facturación. 05 de mayo de 2020.

Estatuto Tributario. [E.T] Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los Impuestos Administrados por la Dirección General de Impuestos Nacionales. 30 de marzo de 1989. Diario Oficial No. 38.756

Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones. Desarrollado por el Decreto 4487 de 2009 – Reglamentado parcialmente por el Decreto 1747 de 2000. 18 de agosto de 1999. Diario Oficial 43.673 del 21 de agosto de 1999.